De verborgen kosten van ‘goedkoop’

Waarom de basis van je PIM ertoe doet

Het begrijpen van de technologie achter Product Information Management-systemen is belangrijk. Dit is niet alleen een IT-probleem. Het is een zakelijke beslissing die van invloed is op de toekomst van je bedrijf. Als je voor een PIM kiest, moet je kijken naar de technische basis ervan. De juiste keuze bespaart geld, ondersteunt je zakelijke doelstellingen en voorkomt later problemen. Een systeem dat nu goedkoper lijkt, kan op de lange termijn wellicht meer kosten. Naarmate je bedrijf groeit, heeft een beperkt systeem mogelijk dure upgrades of volledige vervanging nodig. Echte besparingen komen voort uit slimme beslissingen die de tand des tijds doorstaan.

Oude systemen versus nieuwe systemen

Softwaresystemen worden op verschillende manieren gebouwd. Oudere systemen gebruiken vaak een monolithisch ontwerp. Dit betekent dat alle onderdelen van de software met elkaar verbonden zijn. Ze functioneren als één grote eenheid. Dit werkte in het verleden, maar er zijn grenzen. Deze systemen kunnen langzaam veranderen. Ze maken het moeilijk om zich aan te passen aan nieuwe zakelijke behoeften.

Nieuwere systemen gebruiken een modulair ontwerp. Ze zijn opgebouwd uit afzonderlijke stukken die samenwerken. Elk stuk voert een specifieke taak uit. Dit ontwerp is flexibeler. Je bedrijf kan zich aanpassen en groeien zonder te worden tegengehouden door software. Deze aanpak is modern en beter voor bedrijven die snel moeten handelen.

Waar je software zich op locatie of in de cloud bevindtU moet beslissen waar je je PIM-software draait. On premise betekent dat je het zelf host op je eigen servers. Hierdoor heb je volledige controle. Maar het vereist een grote investering vooraf in hardware en software. Je IT-team zorgt voor al het onderhoud, updates en beveiliging. Dit kan een zware last zijn. Tegenwoordig worden ‘on premise’ oplossingen zeer zelden gebruikt op PIM-gebied.

Cloudgebaseerde software wordt gehost door een ander bedrijf. Je hebt er toegang toe via internet. Hierdoor veranderen de kosten. Je betaalt per gebruik in plaats van één groot bedrag. Dit maakt het voor bedrijven van elke omvang gemakkelijker om goede software te betalen.

De cloud biedt verschillende voordelen. Het schaalt gemakkelijk. Je kunt meer kracht of gebruikers toevoegen wanneer je dat nodig heeft. De softwareleverancier zorgt voor het onderhoud en de beveiliging. Dit maakt je IT-team vrij. Je mensen hebben overal toegang tot het systeem. Dit helpt teams op verschillende locaties samen te werken.

Er zijn verschillende soorten clouddiensten. Sommige bieden alleen de basisinfrastructuur. Sommige bieden een platform voor het bouwen van applicaties. De meest voorkomende voor PIM is Software as a Service. Je krijgt een volledige applicatie beheerd door iemand anders. Je gebruikt het gewoon. Bedrijven als PIMvendors bieden dit model aan. Het is eenvoudig en effectief.

SaaS-opties begrijpen Single Tenant en Multi Tenant

Veel PIM-systemen worden verkocht als Software as a Service. Binnen SaaS zijn er twee hoofdmodellen.Single tenant betekent dat je je eigen, aparte kopie van de software krijgt. Geen enkel ander bedrijf deelt het. Dit kan betere prestaties en meer maatwerk betekenen. Maar meestal kost het meer. Updates kunnen langer duren omdat ze voor elke klant afzonderlijk worden gedaan.

Multi-tenant betekent dat veel klanten dezelfde software-instantie gebruiken. Hun gegevens worden strikt gescheiden en beveiligd bewaard. Dit is een gebruikelijk model. Het heeft grote voordelen. Je maakt altijd gebruik van de laatste versie van de software. De verkoper regelt alles. Dit bespaart je tijd en geld. Het systeem kan bronnen schalen om drukke tijden aan te kunnen. Vaak kun je sommige dingen nog aanpassen aan je behoeften.

Hoe je je softwaresysteem kunt bouwen Best of Suite of Best of Breed Je heeft de keuze hoe je je bedrijfssoftware kiest.

Best of suite betekent dat je veel softwareproducten van één leverancier koopt. Deze producten zijn ontworpen om samen te werken. Dit kan aantrekkelijk zijn. Het lijkt eenvoudiger om alles op één plek te krijgen. Het kan snel worden geïmplementeerd. Maar het heeft nadelen. Het kan erg duur zijn. Het kan zijn dat je gebonden bent aan het ontwikkelingstempo van die leverancier. Het kan zijn dat de software functies bevat die je niet nodig heeft. Het is misschien niet het beste gereedschap voor elke klus. Aanpassingen en upgrades kunnen lastig zijn.Best of breed betekent het kiezen van de beste software voor elke specifieke taak. Vervolgens koppel je deze verschillende systemen aan elkaar. Met deze aanpak kun je gereedschappen kiezen die perfect zijn voor elke taak. Je kunt een systeem bouwen dat precies aan je behoeften voldoet. Je kunt één onderdeel wijzigen zonder het hele systeem te beïnvloeden. Je kunt eenvoudig nieuwe tools toevoegen. Dit is goed voor bedrijven die de nieuwste technologie willen gebruiken en snel willen groeien.

Deze aanpak werkt goed voor grote bedrijven of bedrijven die wendbaar willen zijn. De belangrijkste uitdaging is integratie. Het verbinden van verschillende systemen vereist IT-vaardigheid en -inspanning. Je werkt met meerdere leveranciers. Je moet ervoor zorgen dat alles soepel samenwerkt. Voor velen zijn de voordelen van het hebben van de beste tools de moeite waard.

Hoe zit het met open source PIM-systemen

Open source PIM-software is gratis beschikbaar. De code is openbaar. Je kunt het downloaden en wijzigen. Dit lijkt een goede manier om geld te besparen. Het biedt enkele voordelen. Er zijn geen kosten verbonden aan de software zelf. Je kunt het diepgaand aanpassen. Een community van gebruikers kan hulp en advies bieden. Je zit niet vast aan één leverancier.Maar er zijn aanzienlijke nadelen. Open source-systemen kunnen mogelijk niet omgaan met de complexe behoeften van een groot bedrijf. Het kan zijn dat ze geen krachtige beveiligingscontroles of geavanceerde workflowtools hebben. De gratis software kan verborgen kosten met zich meebrengen. Je moet betalen voor maatwerk, training en ondersteuning. Je heeft een bekwaam IT-team nodig om de software te beheren en te wijzigen. Publieke code kan een veiligheidsrisico vormen als deze niet regelmatig wordt bijgewerkt. Community-ondersteuning is niet hetzelfde als professionele ondersteuning van een leverancier. Voor een kritisch systeem als PIM kan dit een risico zijn.

Hoe systemen verbinding maken en integreren

Hoe een PIM aansluit op je andere systemen is cruciaal.

Oudere software maakte vaak gebruik van een service-first-benadering. De focus lag op de interne dienstverlening. Verbinding met externe systemen was beperkt. Dit verminderde de flexibiliteit en kon je aan één leverancier binden.

Moderne systemen gebruiken een API-first-strategie. Ze zijn gebouwd met verbinding in gedachten. Robuuste API's maken het eenvoudig om te koppelen met andere software. Dit maakt het hele systeem flexibeler en gemakkelijker te integreren.

Een ander belangrijk idee is ontkoppelde architectuur. In oude systemen waren de gebruikersinterface en de data-engine nauw met elkaar verbonden. Als je de ene verandert, riskeer je de andere te breken. Schalen was moeilijk.

Ontkoppelde architectuur scheidt de front-end en back-end. Ze kunnen zelfstandig werken, maar toch met elkaar praten. Dit is veel flexibeler. Je kunt elk onderdeel naar behoefte schalen. Je kunt de gebruikersinterface wijzigen zonder de data-engine aan te raken.Sommige architecturen gaan nog een stap verder met een headless-benadering. De back-end heeft geen ingebouwde front-end. Het levert alleen gegevens via API's. Je kunt vervolgens een onbeperkt aantal websites of apps bouwen die die gegevens gebruiken. Dit is de meest flexibele aanpak. Hiermee kun je je gemakkelijk aanpassen aan nieuwe technologieën. Veranderingen kunnen vaak aan de ene kant worden aangebracht zonder dat dit gevolgen heeft voor de andere kant.

Bouwen aan de toekomst

De zakenwereld verandert snel. Je technologie moet gelijke tred houden. De beste aanpak is om voor flexibele systemen te kiezen.

Composable commerce is een modern idee. Het betekent dat je je technologiestapel opbouwt uit verwisselbare onderdelen. Je kiest voor elke klus de beste software en koppelt deze. Zie het als bouwen met Legoblokjes. Je kunt onderdelen toevoegen, verwijderen of wijzigen naarmate je behoeften zich ontwikkelen.

Deze aanpak wordt populair. Het is vooral goed voor de detailhandel en andere snel evoluerende industrieën. Het zorgt ervoor dat bedrijven zich snel kunnen aanpassen.

In deze opzet is de PIM de centrale bron voor productdata. Het levert nauwkeurige informatie aan alle andere systemen. Dit is essentieel om alles gesynchroniseerd en efficiënt te houden.

Voor bedrijfsleiders is het begrijpen van deze technologie van cruciaal belang. Kiezen voor een PIM met een moderne basis zorgt ervoor dat je investering lang meegaat. Het biedt het aanpassingsvermogen en de integratie die je nodig heeft voor groei. PIM-leveranciers richten zich op deze moderne benaderingen. Deze expertise kan de manier waarop je met productinformatie omgaat, veranderen. Het kan je concurrentievoordeel veiligstellen. Het kiezen van de juiste technologie is niet alleen een IT-keuze. Het is een belangrijke zakelijke beslissing.