Basisprincipes van Master Data Management

Master Data Management (MDM) is een netelig onderwerp omdat er vaak geen logische structuur is, vooral als het om een ​​netwerk van verschillende systemen gaat. Het resultaat is dat hetzelfde type gegevens op verschillende plaatsen wordt opgeslagen, waar ze op de ene plaats wel en op de andere niet worden bewaard. Kortom, informatie is onbetrouwbaar, wat uiteraard onmogelijk is. Niet voor niets is MDM ingewikkeld. Om het begrijpelijker te maken, introduceren we vier basisprincipes.

Principe 1: Duidelijke oorsprong

Een van de problemen met data is dat je hetzelfde dataveld vaak op meerdere plekken tegelijk in je informatienetwerk moet bewaren. Als je vervolgens één dataveld aanpast, hoe zorg je er dan voor dat de gegevens op de andere plekken ook aangepast worden en niet uit de pas lopen?

Je moet ervoor zorgen dat het aantal plaatsen in het systeem waar hetzelfde dataveld minimaal is, maar dat is niet altijd mogelijk. Gegevensvelden in applicaties kun je niet zomaar verwijderen, omdat programma's zo zijn gemaakt dat ze de gegevens vanaf een bepaalde vaste locatie moeten ophalen. Ook in de verschillende systemen zijn de bestanden niet hetzelfde. Op andere plaatsen zijn sommige gegevens algemeen, maar andere zijn specifiek voor een bepaalde toepassing of programma. Dat bevat de meeste gegevensvelden.

Schematisch ziet dit er als volgt uit:Goed MDM begint met het in kaart brengen van zo’n overzicht. Vervolgens moet de routing worden bepaald: welk veld in welk systeem of bestand als eerste wordt gevuld en welk veld et cetera. Bij voorkeur wordt die routing automatisch beëindigd. Ook kun je kijken of je het centrale systeem kunt uitbreiden met de data die in andere systemen/applicaties worden gebruikt. Zo zorgt je ervoor dat er maar één plek is waar de gegevens worden bijgehouden. Als dat moeilijk is, zou je moeten kijken of het mogelijk is om de velden uit het eerste bestand op de een of andere manier te oormerken in de volgende applicatie. Vaak zie je dat grijze gebieden aangeven dat data uit andere systemen komt.

Nadat de routing is bepaald, moet ook worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het invullen van de velden. Dit is meestal een key user, omdat van hen wordt verwacht dat zij weten hoeveel gegevensvelden binnen hun bereik werken. Zoals eerder aangegeven kunnen Excel-sheets hier goede ondersteuning bieden. Met Excel krijg je een goed overzicht van welke velden voor welke sleutelvelden ingevuld moeten worden. Ook kan Excel zeer ondersteunend zijn bij het controleren of de juiste waarden zijn ingevoerd.

Het motto is dan ook om na een overname of fusie, of migratie van systemen, die onderwerpen snel op tafel te krijgen om te kijken hoe jij denkt hiermee om te gaan.

Principe 2: Streef naar duidelijkheid

Zorg ervoor dat de beschrijving of codering consistent is. Als je op een woord wilt zoeken, moet dat altijd op dezelfde manier gebeuren, dus bijvoorbeeld ‘Zinkschroeven 20*30’ en dan niet ‘ijzeren schroef 40’.Ook hier spelen integratie en systeemmigraties vaak een rol. Dan moet je alles weer op de rails krijgen. Ook hier laat het motto niet te lang op zich wachten. Het wordt rommelig als je dit te lang laat duren.

Principe 3: Streef naar volledigheid

Zorg ervoor dat alle gegevens ingevuld zijn. Zorg er daarom voor dat snel en overzichtelijk zichtbaar is waar gegevens nog aangevuld of verbeterd moeten worden.

Principe 4: Voer regelmatig onderhoud uit

Master Data veroudert snel en moet steeds opnieuw vernieuwd worden. Zet een werkgroep op die wekelijks aan het onderhoud werkt onder leiding van een Logistiek Manager of Financieel Manager. Via deze groep ontvangt of geeft de Data Manager opdrachten.

Conclusies en aanbevelingen

Maak de wereld van Master Data Management niet ingewikkelder dan nodig is. R.A. Jonker, F.T. Kooistra, D. Cepariu, J. van Etten en S. Swartjes hebben de belangrijkste MDM opgesomd: Do's en Dont's die we aanbevelen hier.We hebben de vier principes besproken die in gedachten moeten worden gehouden bij het structureren van Master Data. Zorg ervoor dat het bestand eenvoudig is. Het tweede principe richt zich meer op de inhoud van een vakgebied. Zorg ervoor dat de codering of tekst ondubbelzinnig is. Het moet een logische lay-out zijn die consequent wordt gevolgd. Je moet er immers naar kunnen zoeken. Het derde principe richt zich op het zo compleet mogelijk houden van de gegevensvelden. Wacht niet te lang met het invullen van de gegevens. Daar gaat veel mis. Het vierde principe gaat over hoe je het onderhoud het beste kunt regelen. Maak veelvuldig gebruik van Excel en functionele specialisten.

Wat is Master Data Management (MDM)?

MDM is een veelomvattende discipline die mensen, processen en technologie combineert om één enkele, gezaghebbende bron (vaak een ‘gouden record’ genoemd) te creëren en te onderhouden voor de kritieke gegevens van een organisatie, zoals klanten, producten, leveranciers of locaties. Het zorgt voor consistentie, nauwkeurigheid en toegankelijkheid voor alle systemen.

Waarom is MDM belangrijk voor bedrijven?

MDM is belangrijk omdat het de consistentie en nauwkeurigheid van gegevens tussen systemen garandeert, wat de besluitvorming verbetert door betrouwbare gegevens te leveren voor rapportage en analyse. Het verhoogt ook de operationele efficiëntie door bedrijfsprocessen te stroomlijnen en helpt organisaties te blijven voldoen aan wettelijke vereisten door middel van nauwkeurige, beheerde gegevens.

**Wat zijn de belangrijkste componenten van een MDM-initiatief?**De belangrijkste componenten van een MDM-initiatief zijn onder meer databeheer en -stewardship om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren, datakwaliteitsmanagement om ervoor te zorgen dat de data schoon en betrouwbaar zijn, data-integratie en mapping om data uit verschillende bronnen in een gemeenschappelijk formaat te consolideren, en een ondersteunende technologie-infrastructuur om deze processen te beheren en te automatiseren.

Met welke uitdagingen worden organisaties geconfronteerd bij de implementatie van MDM?

Organisaties worstelen vaak met datasilo’s en overtollige data tussen systemen, waardoor het moeilijk wordt om één versie van de waarheid te creëren. Het kan ook een uitdaging zijn om belanghebbenden op alle afdelingen op één lijn te krijgen, vooral bij het definiëren van datastandaarden en eigendom. Het balanceren van de behoefte aan consistente gegevens met de flexibiliteit die verschillende bedrijfseenheden nodig hebben, zorgt voor extra complexiteit, en het integreren van MDM-oplossingen in bestaande IT-omgevingen kan technisch veeleisend en arbeidsintensief zijn.